Privacybeleid

Privacyverklaring

Tempelaars VvE-beheer, gevestigd aan Markt 14, 5581 GK Waalre (postadres: Postbus 2048, 5600 CA Eindhoven), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Website: www.tempelaars-vvebeheer.nl
E-mail: info@tempelaars-vvebeheer.nl
Telefoon: 040-8200268
Telefoon Breda: 076-5611962
Spoednummer (storingen buiten kantooruren): 06-10180322
KvK-nummer: 20129158

Persoonsgegevens die wij verwerken

Tempelaars VvE-beheer verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het VvE-beheer en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via onze website, per e-mail, telefonisch of via het VvE-portaal.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer, onder meer in verband met VvE-bijdragen, declaraties en financieel beheer
• Gegevens over uw appartementsrecht en lidmaatschap van de VvE
• Gegevens van huurders en gebruikers die in het kader van het VvE-beheer aan ons worden verstrekt
• Meterstanden en, indien aangeleverd, foto’s van meters
• Gegevens met betrekking tot declaraties, waaronder bedragen, omschrijvingen en bijbehorende bewijsstukken
• Gegevens met betrekking tot schade-, reparatie- en storingsmeldingen, waaronder eventueel aangeleverde foto’s en documenten
• Gegevens die u invult via onze websiteformulieren, zoals een offerteaanvraag, reparatie- of storingsmelding, schademelding, wijziging van eigenaarsgegevens, meterstand of declaratie
• Gegevens die u zelf actief verstrekt in correspondentie, telefonisch contact of via andere communicatiekanalen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor het doel waarvoor deze worden verzameld.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Tempelaars VvE-beheer verwerkt persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de overeenkomst van VvE-beheer, waaronder financieel, administratief en technisch beheer
• Het voeren van de financiële administratie, boekhouding en jaarrekening van de VvE
• Het innen en verwerken van periodieke VvE-bijdragen en andere betalingen
• Het verwerken en controleren van declaraties
• Het afhandelen van schade-, reparatie- en storingsmeldingen en onderhoudsverzoeken
• Het organiseren, voorbereiden en begeleiden van vergaderingen van eigenaars (ALV)
• Het verwerken van meterstanden ten behoeve van de VvE-administratie
• Het bijhouden en wijzigen van gegevens van eigenaars, huurders en gebruikers
• Het beheren en bijhouden van het archief van de VvE
• Het bieden van toegang tot het online VvE-portaal
• Het behandelen van offerteaanvragen en andere verzoeken die via de website, per e-mail of telefonisch bij ons binnenkomen
• Het onderhouden van contact met eigenaars, bestuursleden, commissieleden, huurders, gebruikers, leveranciers en andere betrokkenen
• Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de daarvoor geldende wettelijke grondslagen. Afhankelijk van de situatie kan dit de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of, wanneer dat vereist is, uw toestemming zijn.

Geautomatiseerde besluitvorming

Tempelaars VvE-beheer neemt geen besluiten die voor personen aanzienlijke gevolgen kunnen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, zonder menselijke tussenkomst.

Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Tempelaars VvE-beheer bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Financiële en administratieve gegevens bewaren wij in beginsel gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn. Voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, is dit in beginsel 7 jaar.

Gegevens die worden verwerkt in het kader van het VvE-beheer bewaren wij gedurende de looptijd van de beheerovereenkomst en daarna voor zover dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, overdracht van de administratie, de belangen van de VvE of eventuele geschillen.

Gegevens van offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor de behandeling en eventuele opvolging van de aanvraag.

Delen van persoonsgegevens met derden

Tempelaars VvE-beheer deelt persoonsgegevens met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden, de dienstverlening aan de VvE of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de situatie kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Accountants en/of boekhouders
• Banken en betaaldienstverleners
• Aannemers, onderhoudsbedrijven en andere leveranciers die in opdracht van de VvE werkzaamheden uitvoeren
• Verzekeraars, assurantietussenpersonen en schadebehandelaars
• Notarissen, advocaten, incassopartijen en andere juridische dienstverleners
• Leveranciers van het online VvE-portaal en overige ICT-dienstverleners
• Overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst, wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken
• Andere partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het VvE-beheer of een opdracht van de VvE

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van deze gegevens.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is en hiervoor passende wettelijke waarborgen zijn getroffen.

Cookies en vergelijkbare technieken

Tempelaars VvE-beheer gebruikt functionele en technische cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website.

Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren. Voor cookies waarvoor op grond van de wet toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.

U kunt via de instellingen van uw browser cookies verwijderen of het plaatsen van cookies beperken. Houd er rekening mee dat hierdoor bepaalde onderdelen van de website mogelijk minder goed functioneren.

Uw privacyrechten

U heeft, voor zover de wet dit in uw situatie toestaat, het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren
• Uw persoonsgegevens te laten verwijderen
• De verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Uw persoonsgegevens over te laten dragen
• Een gegeven toestemming in te trekken

Een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u sturen naar info@tempelaars-vvebeheer.nl.

Om er zeker van te zijn dat een verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Wij vragen daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren zo snel mogelijk en in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In bijzondere gevallen kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij niet op de juiste wijze met uw persoonsgegevens omgaan.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Tempelaars VvE-beheer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen en partijen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Heeft u de indruk dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of heeft u aanwijzingen voor misbruik? Neem dan contact met ons op via info@tempelaars-vvebeheer.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Tempelaars VvE-beheer kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, werkwijze of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring van tijd tot tijd te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27 augustus 2026.